Efektywność i realizacja celów może, ale nie musi oznaczać tego samego. Często realizujemy cele, a nie jesteśmy efektywni. Czym jest efektywność, a czym jest cel? Kiedy osiągamy efektywność i co o tym decyduje?
- Jeżeli realizujesz cele, ale nie widzisz, że coś się zmienia w Twoim życiu warto zapytać, dlaczego?
- Czy realizacja celów zawsze oznacza efektywność w działaniu?
- Czy jesteś efektywny i czy mierzysz swoją efektywność?
Zacznę od bardzo banalnego przykładu. Jest dwóch pracowników z tymi samymi kwalifikacjami, dostają swoje narzędzie pracy dokładnie takie samo – łopatę i mają kopać rów. Rów ma podane dwa wymiary: głębokość 70 cm i szerokość 50 cm. Długości rowu nie mają podanej, jednak wiadomo jest, że średnio pracownik kopie 1m długości na godzinę. To są oczywiście przykładowe założenia. Po 5 godzinach nadzorujący sprawdza wyniki prac. Są one następujące jeden pracownik wykopał rów o długości 7 metrów drugi o długości 3 metrów. Można by powiedzieć cel zespołu został osiągnięty, ponieważ:
- Zespół wykopał 10 metrów rowu
- Średnio po 5 metrów na pracownika
Czy była to efektywna praca:
- Nie, ponieważ średnia nie ma nic wspólnego z efektywnością. To mniej więcej tak ja chłop z koniem na moście średnio maja po 3 nogi
- Nie, ponieważ czas nie został efektywnie wykorzystany
Tak więc, samo osiągnięcie celu nie zawsze świadczy o efektywności. Tę historię możemy odnieść do wielu innych przykładów w naszym życiu. Różnych działań, które robimy, mamy je w kalendarzu i nic z tych działań nie wynika.
Czym więc jest efektywność i jak ją powiązać z celem, żeby osiągać jak najlepsze wyniki? Z moich doświadczeń wynika, że należy zwrócić uwagę na:
- Czas, który poświęcamy na dane zadanie
- Rezultat, który osiągamy
- Wartość, którą uzyskujemy lub tracimy
Czas jest aktywem, którego nigdy nie będziemy mieli więcej. Tu zasada jest prosta, jeżeli jakieś zadanie możesz zrobić równie dobrze przeznaczając na nie mniej czasu zrób to. Posłużę się teraz drugim przykładem.
Jesteś właścicielem lasu, drzewa możesz ścinać siekierą albo piłą łańcuchową. I w jednym i w drugi przypadku drzewo zostanie ścięte – czas, który na te czynności poświęcisz będzie istotnie różny. Pracując piłą będziesz bardziej efektywny. A to oznacza, że efektywność to również dobór właściwych narzędzi.
Element czasu, kiedy łączymy go z efektywnością, nie oznacza wyścigów. Pamiętajmy, że jakość odróżnia coś od byle czegoś.
Rezultat jest pochodną naszych działań. On jest wynikiem czymś co jest uwieńczeniem naszej pracy. Rezultatem nie możemy zarządzić, bo on jest albo taki jakiego oczekiwaliśmy albo trochę lub znacznie odbiega od naszych oczekiwań. To co możemy zrobić to wpływać na działania, które do rezultatu prowadzą. I znowu przykład:
Buduję dom. Wybieram nie te materiały, które powinienem wybrać. Nie dokładam należytej staranności do tego, żeby ściany były proste. Maluję brudnym pędzlem. Robię to wszystko we właściwym czasie.
Rezultat nie zgodny z naszymi oczekiwaniami zostanie osiągnięty w przewidzianym czasie. Czy takie działania były efektywne? Oczywiście, że nie. Czy możemy zarządzić rezultatem, zmienić go? Nie. Mogliśmy wpłynąć na niego w czasie, kiedy były podejmowane działania. Teraz możemy zburzyć dom i postawić go na nowo. Tylko, że będzie to nieefektywne.
Wartość – czyli co zyskaliśmy lub co straciliśmy. Wracając do przykładu z domem, straciliśmy:
- Czas
- Pieniądze
- Inne zasoby
Zyskaliśmy:
- Doświadczenie
Czy warto było. To będzie odpowiedź bardzo indywidualna.
Żeby rezultat był zgodny z oczekiwaniami należy mierzyć działania, które do rezultatu prowadzą. Dopiero mierzenie etapów pozwala optymalizować działania i efektywnie realizować cele.
Temat efektywności jest bardzo mocno powiązany z formułowaniem celów i ich realizacją. Dlatego następny wpis blogowy właśnie temu poświęcę. Zapraszam serdecznie do komentowania i dzielenia się swoim doświadczeniem.
Wspaniałości życzę, Andrzej